وظایف واحد روابط عمومی و تبلیغات:
- گرفتن پلان نمایشگاه و مشخص شدن جایگاه غرفه نمایشگاهی و درصورت نیاز تغییر جای غرفه و درنظر گرفتن محل دید و تردد مناسب
- انجام طراحی و غرفه سازی نمایشگاهی با درنظر گرفتن فضای مناسب برای کالا و اختصاص فضای مناسب VIP جهت قراردادها و نشست های لازم
- اختصاص فضایی برای انبار
- فضای صرف غذا و درصورت ممکن جهت استراحت
- کانترهای اطلاع رسانی و در دسترس قرار دادن لوازم نمایشگاهی جهت اطلاع رسانی
- مشخص شدن جایگاه استندهای نمایشی به صورت صحیح
- بررسی چیدمان غرفه
- تهیه فرمهای مخصوص نمایشگاه
- فراهم آوردن پوششی یکنواخت و لوگوی شرکت برای نصب بر روی سینه
وظایف واحد فروش و ارزیابی:
- تهیه فرمهای مخصوص بازدیدکنندگان
- تهیه لیست قیمت محصولات بازرگانی
- تهیه برگه های مربوط به شرایط فروش
- فرم اخذ سفارش
- تهیه فرم تقاضای نمایندگی فروش
- آماده سازی فرم قرارداد در هر دو حوزه
- تهیه فرم های مخصوص بازخورد مربوط به اطلاع رسانی و رغبت سنجی مراجعین مورد هدف
- فرم ها و لیست های مد نظر مدیران
وظایف مدیریت بازرگانی:
- پیش بینی کادر تخصصی شامل: کارشناس فنی مربوطه، کارشناس بازرگانی برای جذب و امضای قرارداد، نیروهای کمکی جهت ارتباط با مراجعه کنندگان، مسئول غرفه
- آموزش تکنیک های برخورد در نمایشگاه به پرسنل
- قرارهای ملاقات خاص با خریداران عمده در نمایشگاه
- تهیه لیست محصولات و شرایط فروش محصولات بازرگانی شرکت
- توجیه یک نیرو جهت جمع آوری اطلاعات کلیه رقبای حاضر در نمایشگاه، اعم از لیست محصولات، لیست قیمت، شرایط فروش، کانالهای توزیع و شناسایی مدیریت و ارزیابی قابلیتهای شرکت کنندگان
- برنامه ریزی شیفت پاسخگوی نیروهای مستقر در غرفه و چک کردن برنامه ها با توجه به زمانبندی در نظر گرفته شده
- قرار دادن یک نماینده با اختیارات لازم در نمایشگاه و تجهیزات نمایشگاهی
- چک کردن آموزش پرسنل
- گزارش گیری عملیات قبل از نمایشگاه
سه روز قبل از نمایشگاه
وظایف واحد روابط عمومی و تبلیغات:
- غرفه سازی و آماده سازی کلیه لوازم و ملزومات موردنیاز در نمایشگاه طبق چک لیست نمایشگاهی و توجه به نکات تاثیرگذار در جذب مخاطب
- توجه به رنگ و ساخت غرفه بنا به انتظار بازدیدکنندگان
- چیدمان نمایشگاه طبق برنامه ریزی قبلی