عوامل متعددی در طراحی غرفه سازی موثرند که طراح باید مد نظر داشته باشد که می توان به موارد زیر اشاره نمود.
- سادگی و سهولت در ارائه طرح و اجرای آن
هر طرح پیچیده ای لزوما زیبا و کار آمد نیست سعی شود که تناسبی معقول بین فرم و عملکرد غرفه وجود داشته باشد و بتوان بصورت مناسب پیام شرکت و ارائه خدمات را در بر داشته، در عین حال زمان محدود برای ساخت را در نظر بگیرد و هزینه اجرایی قابل قبول برای شرکت داشته باشد.
- محل و موقعیت غرفه
با توجه به اینکه مکان هر غرفه (در سالن یا فضای باز ) و نوع غرفه، دارای ارزش متفاوتی می باشد سعی شود با توجه به اهداف شرکت ( تعداد بازدید کننده بیشتر یا جای آرام تر برای مذاکرهیا در منظر مناسب بودن ) انتخاب غرفه انجام پذیرد و حتی الامکان از مناطق غیر مرغوب پرهیز شود.
لازم بتوضیح است که اگر سابقه حضور ر نمایشگاه های مختلف را داشته باشید گاهی ممکن است از غرفه اختصاص یافته با توجه بدلیل متفاوت و یا محدودیت سازمان برگزارکننده نمایشگاه و یا پر شدن غرفه ها و کمبود فضا، برای شرکت و یا سازمان خود ناراضی باشید و احساس نمایید که مکان اختصاص یافته نا مناسب و یا از مسیر های اصلی دور افتاده است. که می بایست با در نظر گرفتن تمهیدات مناسب، دستیابی به غرفه را تسهیل نمود و این نکته را فراموش نکنیم که بر اساس بررسی های انجام شده در نمایشگاه های کشور آلمان، رابطه معنا داری بین موفقیت غرفه و حصول موفقیت در نمایشگاه وجود ندارد و داشتن تصور یک موقعیت بد در نمایشگاه، در واقع یک دیدگاه بد است که نسبت به مکان غرفه داریم که با ر نظر گرفتن تمهیدات و استفاده از ابزار های مناسب از قبیل تبلیغات و هدایا و . . . می توان به موفقیت مورد نظر دست پیدا نمود.
- انتخاب معقول همسایگان مجاور
با توجه به هدف مشارکت و ظرفیت سنجی رقبا و توان پاسخ گویی و مقایسه برای بازدیدکننده، غرفه سازی مناسب را انتخاب نمایید. چنانچه رقیب شما در غرفه همجوار نباشد با آسایش بیشتری پاسخ گوی بازدید کنندگان خواهید بود.اندازه غرفه همجوار نیز در نظر گرفته شود و در صورت کمتر بودن مساحت دقت شود چون ممکن است در کنار برخی از غرفه ها، غرفه شما تحت الشعاع قرار گیرد.
- آرایش منطقی کالا ها و ارائه خدمات
*سعی نمایید کالاهای نمایشی را گروه بندی کنید. برای موثر بودن و نمایش بهتر، کالاهای متفاوت را جدا از هم و در قفسه های جداگانه به نمایش بگذارید.
* از قرار دادن کالاها به صورت متراکم پرهیز کنید زیرا قرار دادن کالاها مختلف و متفاوت در کنار هم، دید بازدیدکننده را آشفته می کند و هیچ کدام از کالاها در ذهن او نقش نمی بند
* سعی نمایید با روش مناسب ویژگی های کالاهای شرکت را معرفی کنید استفاده از بروشور و راهنمای معرفی کالاها، بسیار مفید است.
* سعی نمایید نحوه نمایش کالا را طوری انجام دهید که بازدید کننده بتواند به آسانی تمام اطلاعات مورد نیاز را بدست آورد.
* برای ارائه بهتر کالاهای مثل داروهای گیاهی و ادویه های غذایی سعی شود از جلوه های گرافیکی و جدول حاوی خواص و کاربرد آنها استفاده کنید تاثیر بیشتری دارد.
- مشخصات فنی غرفه
* اندازه، نوع، مساحت، معماری، مصالح مورد استفاده، تجهیزات فنی و امثال آن مشخصات فنی غرفه را تشکیل می دهند.
* مساحت غرفه و وضعیت اطراف آن برای طراحی و ساخت غرفه مهم است که باید با آن توجه کافی شود تا در هنگام ساخت با توجه به زمان محدود دچار مشکل نشوید.
- ساختمان غرفه
از عواملی که در طراحی غرفه در ابعاد و موقعیت ساختمان غرفه باید مورد توجه قرار گیرد می توان به موارد زیر اشاره نمود:
1- ویژگی های اقلیمی و فرهنگی کشور میزبان( برای مثال طراحی غرفه در کشورهای اروپایی و آسیایی یکسان نیست.)
2- تناسب ساختمان غرفه با هدف های تعیین شده
3- در نظر گرفتن فضای مورد نیاز برای مذاکره و نمایش کالا
4- احساسی که مایلیم در ذهن بیننده القا کنیم.( مدرنیسم یا سنت گرایی، صنعت یا طبیعت و . . .)
5- توجه به مسائل فنی( مانند نور، رطوبت، حرارت، ارتفاع سقف، سطح دیواره های جانبی، مقاومت کف، مسیر ورود و خروج بازدیدکنندگان، فاصله بین کانون های تجمع مثلا محل نمایش فیلم و محل میز اطلاعات و . . . .)
6- تمایز غرفه شما نسبت به سایر غرفه های مجاور (بطور مثال یک غرفه 50 متری در میان غرفه های 12 متری بسیار بزرگ و در میان غرفه های 200 متری کوچک به نظر میرسد.)
- دکوراسیون غرفه
دکوراسیون غرفه می بایست دارای فرم زیبا و عملکرد مناسب باشد و بهره برداری را برای بازدیدکنندگان و کارکنان غرفه آسان و در عین حال جذاب نماید. به این منظور، نکات ذیل را مورد توجه قرار دهید:
1- آرایش غرفه به گونه ای باشد که توجه مردم را تنها به کالای ارائه شده معطوف سازد.
2- سعی شود از هر کالایی، حتی المقدور یک نمونه را به نمایش در آید.
3- سعی نمایید نمایش محصول خود را از طریق فیلم و اسلاید ارائه نمایید( در صورت عدم وجود محصول یا عدم مجوز برای نمایش زنده ماشین آلات) تا بازدید کننده کیفیت کار و محصول شما را از نزدیک مشاهده کند.
5- سعی شود در نمایش بعضی از کالاها از ویترین مناسب و زیبا استفاده گردد توجه داشته باشید برخی از کالاها نیازی به قفسه و ویترین ندارد.
6- از شلوغ کردن غرفه بپرهیزید و برای استفاده بهتر از فضا و مکان از به کار بردن استند و ویترین و . . . اضافی اجتناب کنید.
7- استفاده مطلوب و مناسب از دیوارها وپانل های غرفه، موجب صرفه جویی در هزینه و وقت می شود.
8- از چیدمان صندلی اضافی که موجب شلوغی غرفه و نشستن بی مورد کارکنان غرفه می شود، اجتناب نمایید.
9- برای طراحی غرفه، زیبایی خوب است و غرفه را جذاب مینماید، اما، به این نکته دقت نمایید که غرفه آرایی، ساخت و تجهیز غرفه، باید در حداقل زمان صورت گیرد.
10- چیدمان کالاهای نمایشی، گلدانهای تزئینی، فلاورباکس، میز و صندلی و لوازم غرفه به روشهای مناسب انجام شود. سعی شود نمای هر بخش با بخش دیگر متفاوت به نظر آید.
11- در صورت امکان سعی شود فضای برای نگهداری کارتن خالی، کالاهای اضافی، غذا خوری، استراحت کارکنان و . . . در غرفه در نظر گرفته شود.
در ساخت غرفه در فضای باز و در فصول مختلف علاوه بر رعایت موارد بالا، به ایستایی و مقاومت غرفه در برابر عوامل جوی، گرد و غبار و سرمایش و گرمایش و . . . غرفه دقت کافی به عمل آید.