همانگونه که قبلا بیان گردید طراحی غرفه و غرفه سازی نمایشگاهی تلفیقی است از فن و هنر، لذا وسایل مورد نیاز برای این کار نیز سنخیتی فنی و هنری خواهد داشت.
امکانات لازم برای طراحی و ساخت غرفه مواردی است از قبیل آب، برق، وسایل سمعی و بصری، تجهیزات اداری، وسایل تزئینی و وسایل رفاهی و پذیرایی که مورد استفاده قرار می گیرد.
در خصوص مشخصات فنی کالاها و دستگاه های نمایشی، از نظرات مشورتی مهندسین و کارشناسی که مسئول نمایش یا معرفی کالا می باشند بهره برداری می گردد که از غرفه ای به غرفه دیگر و با توجه تنوع کالایی، متفاوت می باشد.
ولی نحوه چیدمان، نور پردازی، نوع رنگ و مسائل گرافیکی که جنبه هنری دارد توسط دکوراتورها انجام می پذیرد.
در این خصوص میتوان موارد زیر اشاره نمود:
نور:
استفاده از نور مناسب برای جذابیت و به نمایش گذاشتن مطلوب تر کالاها امری ضروری است. نور مناسب یک مساله اساسی است که برای اجرای آن باید ابتدا منابع تامین را شناخت و بعد اقدام به آن نمود.
نور نیز همانند رنگ از عوامل مهم جهت جذب مخاطب می باشد با نور پردازی می توان جذابیت غرفه را افزایش داد.
با نور پردازی مناسب علی الخصوص نور ملایم می توان فضایی آرام بوجود آورده و یا فضای آرام درون غرفه را از فضای شلوغ بیرون متمایز نمود اگر چه در جاهایی از درون غرفه ، می بایست نوری متفاوت تر و با شدت بیشتر و رنگ مشخص تر استفاده نمود.
استفاده از رنگ های متنوع در نور پردازی و غرفه سازی نمایشگاهی توصیه نمی گردد زیرا ممکن است توجه مخاطب را از کالا به سوی دیگر معطوف نماید.
در نور پردازی با توجه به تاثیرات گوناگون نورهای مختلف ، باید تاثیرات روحی و روانی و میزان تولید گرما و یا آتش زا بودن آنها را مد نظر داشت. در پردازش نور باید دقت نمود که بیننده دچار خیرگی نشود و از زوایای مختلف بتواند کالا یا دستگاه مورد نظر را به طور مطلوب مشاهده نماید.
در نور پردازی از لامپ ها و پرژکتور های با قابلیت های تولید نور زرد ، نور آبی و . . . و فیلتر های مختلف استفاده می گردد که هر کدام خصوصیات و کاربرد خاص خود را دارند و با توجه به نوع کالا ، دستگاه و نوع نمایشگاه متفاوت خواهد بود.
اگر از نور کامل که گستردگی و کیفیت آن قابل مقایسه با نور های دیگر نیست صرف نظر کنیم، استفاده از نور آبی مصنوعی و چراغ های روشنایی ، به نیازی ضروری و همیشگی در غرفه آرایی تبدیل شده است ، به خصوص نقش نور پردازی در طراحی غرفه بسیار مهم و جذاب می نماید.
محصولاتی که مشتمل بر انواع پرژکتور ، لامپ ها و سیستم های روشنایی هستند، ابزار اصلی نور پردازی غرفه را تشکیل می دهند. با توجه به تنوع این ابزار ،انتخاب صحیح وسیله نوری و تعیین محل مناسب برای آن مسئله دشوار برای طراحان است.
چنین مشکلی پیچیده تر از تامین کمی نور است. اگرچه پرژکتورها قادرند نیازهای کمی نور را به آسانی مرتفع کنند، اما نمی توانند جنبه های دقیق تامین آسایش و نکات ظریف شناسی را تامین نمایند.
در حقیقت مسئله اصلی برای طراحان ، تنظیم منابع نوری برای خلق محیط مناسب بصری در غرفه می باشد.
مهمترین درخواست غرفه داران و نیاز بازدیدکنندگان در محیط غرفه قابلیت دید در ناحیه تامین روشنایی است. این قابلیت به عوامل اصلی در روشنایی محیط غرفه های نمایشگاهی بستگی دارد که به بعضی از آن ها اشاره می شود.
سطوح مجاور در غرفه ها:
سعی شود که تفاوت زیادی در شدت روشنایی سطوح مجاور غرفه بوجود نیاید. بین شدت روشنایی سطوح مجاور غرفه از نسبت معقولی پیروی نماید.( مثلا ده به یک یا دو ).
از این رو درخشندگی اطراف منبع تامین روشنایی باید کمتر از درخشندگی خود منبع تامین روشنایی باشد ، در غیر این صورت ، قابلیت دید اجزای غرفه ، مختل می شود.
همچنین ممکن است باعث خستگی چشم شود ، زیرا در این حال باید خود را دو برابر با شرایط جدید منطبق نماید.
در صورت تداوم این کار، چشم خسته شده و منجر به ناراحتی هایی از قبیل سردرد ، خستگی مفرد و غیره برای کارکنان غرفه می شود و همچنین بازدید کننده را از تمرکز بر روی کالا و یا خدمات قابل ارائه منحرف می سازد.