مواردی که هنگام اجاره و غرفه سازی نمایشگاهی و حضور در نمایشگاه ها باید مورد توجه قرار گیرد.
وظایف واحدها و پرسنل های درگیر قبل از نمایشگاه:
1- واحد روابط عمومی :
-آماده سازی و رزرو محل اقامت پرسنل در زمان نمایشگاه
- جمع آوری بانک اطلاعاتی از مشتریان وبازارهای بالقوه و بالفعل
- طبقه بندی جمع آوریهای بانک اطلاعات
- ارسال پیام در 8 نوبت برای هرکدام
- ارسال ایمیل به مشتریان قبلی و فعلی و بازارهای بالقوه هر سه روز یکبار
- ارسال کارت دعوت حتی به همکاران و رقبا
- درج آگهی نامه در مجلات تخصصی و محلی در صورت امکان
- تهیه بلیت های مجانی برای مدعوین مد نظر
- هماهنگی با واحد تولید و بازرگانی برای تهیه نمونه های کالای موردنظر جهت به نمایش درآوردن و اهدای نمونه به مراجعین
2- واحد تبلیغات:
- ساخت و آماده سازی ملزومات اطلاع رسانی (کارت ویزیت ، رزومه، پوستر، کاتالوگ، بروشور، سی دی مولتی مدیا، هدایای تبلیغاتی و ...)
- آماده سازی هدایای تبلیغاتی در چند دسته برای مراجعه کنندگان عام و خاص و متخصصین
-آماده سازی وسایل پذیرایی داخل غرفه
3- واحد بازرگانی:
- بررسی تاکتیکها و تکنیکهای رقبا نسبت به شرکت در نمایشگاه
- جمع آوری کلیه اطلاعات مورد نیاز از غرفه های رقبا و تجهیزات نمایشگاهی