در تنظیم هر بودجه ای معمولا هزینه ها در برابر درآمدها پیش بینی می شود.
اما در مورد نمایشگاه وضع فرق می کند. غالبا در نمایشگاه ها نمی توان انتظار حصول درآمد فوری داشت.
در تنظیم بودجه نمایشگاه ها و تجهیزات نمایشگاهی و هزینه های نمایشگاه به 4 بخش تقسیم می شود:
- هزینه های مستقیم
- هزینه های غیرمستقیم
- هزینه های تبلیغاتی
- هزینه های پرسنلی
نکات مهم در طراحی غرفه
- شماره و موقعیت جغرافیایی غرفه در نمایشگاه
- مساحت غرفه و وضعیت چهار طرف آن
- مشخصات کالاهای نمایشی با ذکر وزن و ابعاد آن (بروشور و عکس ها)
- شیوه های پذیرایی مراجعین مختلف
جمع آوری اطلاعات
آمار و اطلاعاتی که در مورد بازدیدکنندگان و تخصص و حوزه فعالیت و کالای مورد علاقه آن ها جمع آوری می کنید به منزله نهالی است که در نمایشگاه و غرفه سازی نمایشگاهی غرس می نمایید.
یکی از روش های معمول در نمایشگاه ها ثبت اطلاعات روی کارت های مخصوص است که بعدا در دفتر مرکزی شرکت بایگانی می شود.
هر اندازه روابط عمومی قوی تر باشد احتمال موفقیت بیشتر خواهد بود فعالیت های روابط عمومی باید کمک کند که اشخاص مورد نظر به سوی غرفه شما کشیده شوند.
باید با وسایل ارتباط جمعی به گونه ای رابطه نزدیک برقرار کنید که پیش از شروع نمایشگاه اطلاعات شما در اختیار آن ها باشد.
سعی کنید بیش از دیگران پای نمایندگان مطبوعات را به غرفه خود باز نمایید به علاوه رابطه نزدیک با روابط عمومی مدیریت سازمان نمایشگاه داشته باشید و تبلیغات خود را با برنامه های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه برنامه ریزی کنید.